Dobre przygotowanie konferencji wymaga czasu i zgrania ze sobą wielu elementów. To czy konferencja będzie udana czy nie, zależy nie tylko od jej uczestników. W dużym stopniu zależy to od osób odpowiedzialnych za zaplanowanie i przygotowanie eventu.
Konferencja zazwyczaj skupia ludzi mający określone zainteresowania i cele. Po wybraniu terminu wydarzenia, pierwszą rzeczą jaką należy zrobić jest sprawdzenie, czy w tym lub podobnym terminie nie odbywa się konkurencyjna impreza. Z marketingowego punktu widzenia byłoby to bardzo niekorzystne i mogłoby źle wpłynąć na obecność zaproszonych gości.
Równie ważnym, jeśli nie ważniejszym krokiem jest wybranie miejsca, gdzie odbędzie się konferencja. Zarówno hotele, jak i inne duże obiekty np. sportowe czy handlowe, mają w swojej ofercie wynajem sal konferencyjnych. W zależności od potrzeb mogą one pomieścić od kilkudziesięciu do kilkuset osób. Oczywistym jest, że wielkość sali należy dopasować do planowanej liczby uczestników imprezy. W małej sali dużej liczbie uczestników będzie niewygodnie, z kolei w dużej sali garstka osób będzie się czuła przytłoczona wielkością pomieszczenia. Niedopasowanie sali do liczby uczestników spotkania, można uznać za brak profesjonalizmu.
Miejsce, w którym odbędzie się konferencja należy wybrać bardzo starannie. Dlaczego? Zaplanowanie eventu w znanym i cenionym hotelu, cieszącym się dobrą opinią z pewnością podniesie prestiż imprezy. Dużo lepiej brzmi konferencja w Hotelu Cristal, niż konferencja w remizie strażackiej. Z pewnością remiza zyskałaby na znaczeniu organizując głośne wydarzenie, jednak samej konferencji taka lokalizacja mogłaby zepsuć opinię.
Przed powierzeniem właścicielowi sali, zorganizowania w jego obiekcie konferencji, warto poprosić go o swoiste portfolio, czyli wykaz imprez, które już przygotowywał. Doświadczenie organizatora jest jego dodatkowym atutem i argumentem za wybraniem tej konkretnej sali.
Z rzeczy praktycznych warto wziąć pod uwagę, czy zarządca sali konferencyjnej zapewnia uczestnikom wydarzenia swobodny dostęp do urządzeń multimedialnych, nagłośnienia, a także ciepłych napojów, drobnych przekąsek oraz do urządzeń sanitarnych. Te wydawałoby się marginalne sprawy, stają się bardzo ważne podczas całodniowej konferencji.
Organizując konferencję jednodniową oprócz warunków, jakie zapewnia sala wystarczy wziąć pod uwagę ilość miejsc parkingowych i możliwości dojazdu. Przy imprezie trwającej klika dni trzeba jeszcze pomyśleć o miejscach noclegowych. Ideałem jest, gdy sala konferencyjna jest częścią hotelu (taką ofertą dysponuje hotelcristal.com.pl, uczestnicy nie muszą przemieszczać się na duże odległości po zakończeniu spotkania. Inną istotną kwestią jest cena: sala konferencyjna i noclegi w jednym hotelu zazwyczaj kosztują mniej niż wynajem tych miejsc w dwóch różnych obiektach. Przy łączeniu usług właściciele hoteli są bardziej skłonni udzielić rabatu.
Konferencja to często okazja do zaproszenia i poznania wybitnych osobistości z danej branży. Warto się do tego odpowiednio przygotować, dbając o każdy najdrobniejszy element przebiegu konferencji, tak aby specjalny gość czuł się wyróżniony i dopieszczony. Jego pozytywna ocena konferencji z pewnością rozniesie się szerokim echem w branży, co jeszcze bardziej podniesie prestiż imprezy i jej organizatorów.
